مقدمه
هر سازمان، هرچند که کوچک باشد، دارای بخش ها و سلسله مراتبی است. هر بخش مسئولیتهایی را بر عهده دارد که به نحوی تکمیل کننده وظایف سایر قسمتهای سازمان میباشند. این بخش ها، در کل در جهت منافع سازمان قدم برداشته و سعی میکنند اهداف سازمان خود را عملی سازند، همچنین بسته به وظایف تعیین شده برای هربخش از سازمان، بعضا موظف هستند با دیگر بخشهای درون سازمان و یا برون از سازمان ارتباط متقابل داشته باشند. برای مثال بخش فروش یک سازمان را در نظر بگیرید. این بخش باید با بخش تولید و همچنین بخش مالی درون سازمان ارتباط مستمر داشته باشد و در عین حال با دیگر شرکتها که نقش مشتری را ایفا میکنند در ارتباط است.
حال سازمانی را در نظر بگیرید که بخش فروش آن با دیگر قسمتهای آن سازمان بی ارتباط است و به صورت یکسویه انجام فعالیت میکند. کاملا واضح است که چه تبعاتی را به دنبال خواهد داشت. در خوشبینانه ترین حالت میتوان حدس زد که واحد فروش کالایی را به فروش میرساند در حالی که واحد تولید در آن بازه زمانی قادر به تامین و تولید آن کالا نیست. اگر تعامل در هر یک از قسمتهای سازمان از بین برود، بدون شک شاهد تبعات منفی زیادی خواهیم بود. از این رو باید با استفاده از یک راه حل  کارآمد، تعامل درون سازمانی  و تعامل برون سازمانی  را پوشش داده و یکپارچگی اطلاعاتی به وجود آوریم.
در این زمان،  ERP به عنوان سیستم یکپارچه ساز اطلاعاتی در سازمان، مورد توجه قرار میگیرد. یک سیستم ERP کلیه بخشهای درون سازمان را در برگرفته و اطلاعات را به صورت یکپارچه، در یک بانک اطلاعاتی نگهداری میکند، که از این اطلاعات در هر زمان که نیاز باشد در انجام سایر وظایف استفاده میشود. مانند تولید، مدیریت زنجیره تامین، پروژه ها، منابع انسانی و ... .
در ادامه اين مطلب نگاهي به تاريخچه ERP و نحوه شكل گيري آن خواهيم داشت. همچنين خواهيم ديد كه چگونه بايد ERP را انتخاب كرد و خصوصيات و نقاط قوت و ضعف سيستم ERP را مورد بررسي قرار ميدهيم.

تاريخچه ERP
در زمانهاي گذشته، يعني قبل از دهه 60، سازمان ها و شركت توجه چنداني به روند انجام وظيفه توسط بخشهاي مختلف خود نداشتند. به بياني ديگر هر بخش از سازمان فقط به انجام وظيفه در حيطه كاري خود تمركز داشت و ارتباطي بين بخش هاي مختلف سازمان به چشم نمي خورد. نرم افزارهايي كه در اين دوران مورد استفاده قرار ميگرفتند توجهي به حجم توليد، زمان تحويل، موجودي و ... نداشتند و هدف آنها تهيه مواد لازم براي توليد تعدادي محصول بود.

دهه 60 يعني سالهاي بين 1960 و 1970، مفهوم  MRP توسط شركت IBM  ارائه گرديد. در اين دوران تمركز بيشتر بر روي سيستم هاي كنترل موجودي بود. منظور از MRP، برنامه ريزي مواد مورد نياز و نظارت دقيق بر روند تغيير ميزان موجودي است. شركت IBM نرم افزاري را تحت عنوان MRP I ارائه كرد كه مشكل اصلي آن نياز به وجود كامپيوترهاي بسيار گرانقيمت  بود. از طرفي ديگر اين سيستم ارتباط بين توليد و استراتژي هاي رقابتي سازمان را چندان مد نظر قرار نمي داد. ضمنا ظرفيتهاي توليدي سازمان چندان در اين سيستم لحاظ نمي شدند.

MRP در نوع خود يك انقلاب بزرگ محسوب مي شد اما ضعف بزرگ آن اين بود كه خود نيز جزيي از زيرسيستم ها محسوب به شمار می رفت و عدم توانايي در يكپارچگي مابين اجزاي سيستم باعث شد كه جاي خود را به  MRPII بدهد. اين سيستم در ایجاد یکپارچگی در اجزاء بخش توليد موفق عمل كرد اما باز هم نتوانست بخش غير توليدي و خدماتي را به صورتي يكپارچه مديريت كند. همچنین این سیستم ها به صورت اطلاعاتی مطلق عمل میکردند و در انجام امور و فعالیت ها نقشی نداشتند. در اوايل دهه 90 ميلادي، نسل جديدي از اين سيستم ها تحت عنوان ERP، پا به عرصه وجود نهادند، كه توانستند با استفاده از فن آوري اطلاعات، شبكه اي از نرم افزار ها و سخت افزار ها ايجاد يكپارچگي بين تمام بخشهاي سازمان ( توليدي و خدماتي) را فراهم سازند.
ERP با ايجاد زنجيره اي كاملا يكپارچه بين كليه واحدها و بخشهاي يك سازمان ضمن افزايش راندمان كاري هر يك از اين بخش ها و كاهش زمان لازم جهت توليد و ارائه كالا ها و خدمات، در هر لحظه آماده پاسخ گويي به نيازهاي مشتريان، كاركنان و تامين كنندگان مي باشد. ERP را نمي توان به توليد يا تجارتي خاص محدود كرد و ميتواند در هر سازمان چه توليدی باشد و چه خدماتي، مستقر شده و صاحبان آن را از مزاياي خود بهره مند كند. امروزهERPهاي پيشرو، علاوه بر اينکه کليه وظایف سنتی مديريتي شرکتها همچون سيستمهاي مالي، فروش، توليد، منابع انساني و ... را پوشش مي دهند، شامل راه حل هائي همچون مديريت داده هاي توليد ، سيستم مديريت انبار ، سيستم اجرائي توليد  و غيره نيز ميباشند. اکنون کارائيERPها آنچنان افزون گرديده که بتوانند بمنظور پشتيباني از نيازهاي همه صنایع و زمینه های تجاری همانند صنايع بهداشت و درمان و خودروسازي متناسب گردند. يك سيستم ERP از لحظه اي كه مواد اوليه از تامين كنندگان تقاضا ميشود تا لحظه اي كه محصول ارائه شده توسط شركت به مصرف كامل مي رسد، حضور دارد و كليه مراحل را به صورت يكپارچه مديريت مي كند.

جدول 1) سیر تکامل سیستم های مدیریت منابع سازمان

اجزاء ERP
همان طور که قبلا اشاره شد، مدیریت منابع سازمانی (ERP) در واقع ارائه جدیدی از مدیریت منابع ساخت (MRPII) می باشد. در مدیریت منابع ساخت کاستی هایی وجود داشت که باعث عدم موفقيت در برطرف کردن مشکلات سازمان مي شد. یکی از این مشکلات عدم ارتباط در لایه های مختلف بود و بيشتر ارتباطات به صورت افقي انجام مي شد. همچنین این سیستم ها به صورت اطلاعاتی مطلق عمل می کردند و در انجام امور و فعالیت ها نقشی نداشتند. پس از ظهور نسل سیستمهای  ERPدر اوایل دهه 90 میلادی، مدیریت منابع سازمانی، رنگی دیگر پیدا کرد و یکپارچگی کل فرآیندهای سازمانی و بین بخشی آن فراهم آمد. ارتباط بین کلیه بخش های سازمان، صرف نظر از تولیدی یا خدماتی بودن، از مهمترین و اصلی ترین وظایف یک سیستم ERP محسوب می شود.

تا قبل از ظهور سیستم ERP، این مسئله که هر بخش از سازمان برای خود یک سیستم اطلاعاتی جداگانه داشته باشد، زیاد دور از ذهن به نظر نمی رسید. برای مثال بخشهای منابع انسانی، ارتباط با مشتری و تولید، هر یک برای خود یک سیستم مجزا و با ساختار انحصاری داشتند. در این حالت مشکل عمومی، ایجاد تعامل و یکپارچگی بین اطلاعات این بخشها می باشد. از ابتدای دهه 90 میلادی و احساس نیاز به یکپارچگی بین بخشهای مختلف سازمان و ظهور ERP، تا به امروز، شاهد صعود شگرفی در روند فعالیتهای تجاری سازمانها و شرکت ها هستیم و این روند همچنان ادامه دارد. دلیل اصلی این امر را می توان بدین گونه بیان کرد که با پيشرفت روز افزون علم و تكنولوژي ، سيستم هاي ERP نيز گسترش يافته و توانسته اند زیر بخش های  مديريتي بيشتري را در كليه زمينه هاي فعاليت سازمان، تحت پوشش قرار دهند.

شکل 1) نمودار ارزیابی میزان سود سازمانها از ابتدای شکل گیری سیستم ERP تا سال 2004

در يك تقسيم بندي كلي مي توان اجزاء تشكيل دهنده سيستم‌هاي ERP را در قالب گروههاي زير مورد بررسي قرار داد :

• بخش تولید  :
   o مهندسی، صورت حساب مواد، زمانبندی، مدیریت جریان کار، کنترل کیفیت، مدیریت قیمتها، فرآیند ساخت و ... .
• مدیریت زنجیره تامین  :
   o روند دریافت سفارش تا تامین، صورت موجودی، خرید، برنامه ریزی زنجیره تامین، زمانبندی تامین کنندگان، ارزیابی کالاها، محاسبات مربوط به کارمزد و ... .
• بخش مالی  :
   o دفتر کل، مدیریت نقدینگی، حسابهای پرداختی، حسابهای دریافتی، دارایی های ثابت و ... .
• بخش طرح و برنامه :
   o قیمت گذاری، صدور صورت حساب،  مدیریت فعالیتها و ... .
• بخش منابع انسانی  :
   o منابع انسانی، صورت حقوقی، آموزش، صورت وظایف و... .
• بخش مدیریت ارتباط با مشتری   :
   o فروش و بازاریابی، کمیسیون، کار و خدمات و ... .
• بخش انبار داده  :
   o ثبت کلیه داده ها و اطلاعات مربوط به بخشهای سازمان و ایجاد تعامل مابین این بخشها.
• برنامه ريزي توليد:
   o براي برنامه ريزي و كنترل فعاليتهاي توليدي يك شركت كاربرد دارد. اين ماژول شامل اجزاي فرعيBOM ، مراكز كاري، رديابي مواد، برنامه ريزي عمليات و فروش، برنامه كلان توليد، برنامه ريزي نيازمنديهاي مواد، كنترل سطح كارخانه، سفارشات توليد، هزينه يابي مواد و...مي‌باشد.
• مديريت كيفيت :
   o يك سيستم اطلاعاتي و كنترل كيفي است كه برنامه ريزي كيفيت ، بازرسي و كنترل تداركات و توليد را بر عهده دارد.

توجه به اين مطلب ضروري است كه اصلي ترين بخش هر سيستم ERP، شامل ماژولهاي كاربردي آن مي باشد. اين اجزا مي توانند خود داراي اجزاي فرعي باشند كه براي وظايف و مقاصد ويژه اي كاربرد دارد كه عبارتند از : ساختار سازماني شركت ، طراحي چارچوب گزارشات داخلي و خارجي ( جهت ارسال به سازمانهاي خارج از شركت ) ، سازمان فروش ، كانالهاي توزيع كالا، سلف سرويس كارمندان ( كارمندان قادرند از طريق اينترنت به اطلاعات خود درسيستم منابع انساني دسترسي داشته باشند )، سيستم MATCHCODE جهت يافتن اطلاعات خاص مورد نياز با استفاده از ابزارهاي جستجو ، امنيت سيستم و ... .

شكل 2) شماي كلي از منطق دروني سيستم ERP

چرا از ERP استفاده مي كنيم؟
بطور كلي هدف اصلي و اوليه ERP آن است كه فرآيند دريافت سفارش از مشتري و پردازش آن تا مرحله نهايي را بهبود بخشد . بعنوان مثال وقتي يك سفارش رسيده از سوي مشتري وارد سيستمERP ميگردد ، همه اطلاعات لازم جهت تكميل و ارائه اين سفارش ، در آن موجود ميباشد . اطلاعات مربوط به اينكه آيا مشتري سفارش دهنده ، اعتبار كافي نزد شركت را دارد يا خير ، از ماژول مالي بدست مي آيد و به همين ترتيب اطلاعات لازم در مورد سطح موجودي انبار كالا و مواد اوليه مربوط به اين سفارش ، از ماژول انبار استخراج ميگردد.

دليل ديگري كه يك سازمان را ملزم به پياده سازي يك سيستم ERP ميكند، بحث هزينه هاست. البته بايد توجه داشت كه اجراي يك سيستم ERP نيز خود به تنهايي منجر به صرف هزينه هاي بعضا زياد ميشود. در نتيجه بايد با يك امكان سنجي دقيق بحث هزينه ها را زير نظر گرفت. اين امكان سنجي بايد با علم به اينكه هزينه هاي مربوط به اجراي سيستم ERP معمولا برگشت پذير خواهند بود، انجام گيرد. به طور كلي در صورت مواجه شدن با هریک از شرایط زیر باید به استقرار ERP و یا ارتقای نوع فعلی آن اقدام کرد:

• عدم وجود يكپارچگي در ميان بخش هاي مختلف درون سازماني و برون سازماني
• احساس نياز براي برقراري ارتباط با تجارت الكترونيك
• عدم هماهنگي زنجيره تامين با نيازهاي سازمان
• رشد سریع و یا غیر قابل کنترل سازمانی
• شرایط مبهم مالی
• صرف هزينه هاي جانبي زياد و اجتناب نا پذير
• عدم هماهنگي انبار ها با بخش توليد
• دوباره کاری و یا موازی کاری
• تغيير صعودي نيازهاي مشتريان
• نیاز به افزایش بازدهی
• تاثیر منفی ERP فعلی مستقر در سازمان بر روند رشد ( عدم موفقيت ERP فعلي)
•  عدم توانایی در برآورد های لازم بطور دقیق و همچنین پیش بینی ها و برنامه ریزی ها
• به طور كلي عدم توانايي در مديريت منابع سازمان

يك سيستم ERP، سيستمي انعطاف پذير است كه اطلاعات و فرآيندهاي مربوط به اين اطلاعات، در درون واحدهاي سازماني، بين واحدهاي سازماني و واحدهاي سازماني با خارج از سازمان را يكپارچه ميكند. از اين رو ميتوان گفت ERP به دليل پوشش افقي سازمان، يكپارچگي آن را تضمين ميكند و هر زير سيستم اطلاعات خود را بر روي پايگاه داده مشترك درج ميكند. به بياني ديگر در ERP، افزونگي داده وجود ندارد و مغايرت بين زير سيستمها از بين رفته و همخواني اطلاعات تضمين ميشود. ERP كليه فرآيندهاي سازمان را كه جنبه اطلاعاتي دارد تحت پوشش قرار مي دهد. براي مثال در شركتهاي توزيعي و توليدي،  فرآيندهاي فروش و خدمات پس از فروش، فرآيند تدارك و تامين كالا، فرآيند برنامه ريزي و كنترل توليد، فرآيند نگهداري و تعميرات، فرآيند دريافت و پرداخت، فرآيند منابع انساني و فرآيندهاي مالي از قبيل دفتر داري ، حقوق و دستمزد، دارايي هاي ثابت، بودجه و گزارشات و قيمت تمام شده و ... ، به صورت خودكار و غير قابل تغيير صادر گردد.
سيستم ERP قادر است با سيستم هاي خارج از سازمان تبادل اطلاعات نمايد.اين تبادل از قبيل اخذ سفارش از مشتري و درخواست خريد از تامين كنندگان است. به عبارت ديگر، ممكن است قسمتي از فرآيند، خارج از سازمان اجرا گردد.
يكي ديگر از عواملي كه استفاده از ERP  را لازم جلوه مي دهد خاصيت تغيير پذيري يا انعطاف پذيري آن است. يكي از عوامل شكست سازمانهاي موفق، پايبندي سنتي سازمان به فرآيندهايي است كه زماني كار آمد بوده اند ولي به مرور و با تغيير شرايط ، ناكارآمد شده اند و سازمان براي طراحي مجدد آن تدبيري نينديشيده است. بديهي است سازمانهايي ماندگار ترند كه از فرآيند هاي كار آمدتري برخوردارند و راهكار سيستماتيك براي بهبود مستمر فرآيندها تدارك ديده اند.

شكل 3) ايجاد يكپارچگي بين لايه هاي مختلف مديريتي

 به طور خلاصه ميتوان حداقل مزاياي يك سيستم ERP را شامل موارد زير دانست:

• فرآيندگرايي
   o فرآيند هاي کسب و کار از طريق سيستم مديريت فرآيند ، در کارتابل  مسئولين به گردش در مي آيد.
• گزارش ساز
   o کاربران ERP با استفاده از داده هاي بانک اطلاعاتي مي توانند گزارش هاي موردي را تعريف و تهيه نمايند.
• برنامه ريزي
   o برنامه ريزي تامين مواد
   o برنامه ريزي توليد بر اساس ظرفيت و ساير منابع
   o برنامه ريزي آموزش کارکنان
   o برنامه ريزي پيشگيرانه ماشين آلات و تجهيزات
• چند ارزي

دستاوردهاي ديگري را كه ميتوان به وجود يك سيستم ERP نسبت داد،‌ چه در حوزه هاي فني و عملياتي و چه در حوزه مالي ، عبارتند از :

• ارائه روش‌های استاندارد و يکپارچه برای انجام عمليات در واحدهای مختلف سازمان
• بهبود کيفيت اطلاعات و سرعت دستيابی به آن
• به‌روز نمودن اطلاعات مالي و عملياتي
• کاهش هزينه‌هاي عملياتی (پردازش اطلاعات، خريد، فروش، پشتيباني و تدارکات و ... )
• بهبود مديريت سفارشات
• کاهش زمان انجام فرايندهای عملياتی (خريد، فروش، تحويل/ توزيع کالا و ...)
• کاهش زمان دوره انبارداری و موجودي انبار
• افزايش راندمان کاري کارکنان
• کاهش هزينه‌هاي دوره‌هاي نگهداري تجهيزات
• سازماندهي و بهينه‌سازي روش‌هاي ورود داده‌ها در سيستم
• بهينه‌سازی موجودي سازمان
• دسترسي سريع و ايمن به اطلاعات به دليل طراحي و پياده‌سازي سيستم‌ها مبتني بر اينترنت
• کاهش ميزان سطوح آموزشي مورد نياز جهت مديريت سازمان به دليل يکپارچگي سيستم‌ها
• همبستگي کامل و خودکار بين سيستم‌ها
• امکان شبيه‌سازی سناريوهای مختلف در سيستم ERP قبل از اجرای عمليات و مشاهده نتايج آن
• به حداقل رساندن هزينه‌هاي سازمان (به ويژه هزينه‌هاي عملياتي)
• استفاده بهينه از دارائي‌ها
• افزايش برگشت سرمايه
• بهينه‌سازي گردش مالي
• کاهش زمان بستن حساب‌های مالی آخر دوره (کاهش زمان دوره‌های مالی)
• کنترل منابع جهت استفاده بهينه

از ديگر مزاياي ERP امكان استفاده از تكنولوژي هاي روز دنيا در به كار گيري آن است. براي مثال با استفاده از يك سيستم ERP ، ايجاد يك تجارت الكترونيك  به ساده ترين صورت ممكن انجام پذير است. كه ميتوان تحت عنوان ERPي توسعه يافته  از آن نام برد.

شكل 4) ERPي توسعه يافته مجهز به Network

نگرش های اجرای يك سيستم ERP  :
اولين اصل كه در طراحي و پياده سازي يك سيستم ERP در يك سازمان، بايد مورد بررسي قرار گيرد و به نوعي بيشترين سهم را در تضمين موفقيت آن سيستم دارا ميباشد، بحث فرهنگ سازي در بين كاركنان آن سازمان ميباشد. بايد به اين مسئله توجه داشت سازماني كه ميخواهد يك سيستم ERP را تجربه كند، آيا قبلا از سيستم ديگري استفاده ميكرده و يا اينكه سازمان مربوطه در حال شكل گيري است و از بدو تاسيس تقاضاي استفاده از ERP  را دارد؟ در صورتي سازمان مورد نظر قبلا با سيستمي ناكارآمد دست و پنجه نرم ميكرده است بايد در ابتدا به كاربران سيستم قبلي يك شماي كلي از خصوصيات سيستم ERP ارائه كرد و  به نوعي فرهنگ استفاده از آن را در بين افراد جا انداخت. چرا كه اگر بدون فرهنگ سازي اقدام به تغيير در سيستم گردد،‌ مقاومت كاركنان را شاهد خواهيم بود. پس از اين مرحله بايد يك تعريف جامع از اهداف پياده سازي سيستم ERP در سازمان و درك ضرورت آن تهيه شود.
همانطور كه قبلا نيز اشاره شد، اجرا يك سيستم ERP مستلزم صرف هزينه خواهد بود كه اين هزينه بسته به حجم كار ممكن رقم بزرگي باشد. در نتيجه ايجاد اطمينان از اينكه بودجه كافي براي طرح موجود است يك امر مهم در فاز امكان سنجي محسوب مي شود كه به تبعات آن رضايت مديران ارشد سازمان و اطمينان از حمايت آنان نيز مورد بررسي قرار خواهد گرفت.
علل شكست بسياري از ERPها كه در ادامه مورد بررسي قرار خواهد گرفت ، عدم آگاهي در باره اين موضوع است كه : كدام سيستم ERP براي سازمان مناسب ترين خواهد بود؟ پس بايد قبل اجرايي شدن طرح ، با تحليل و بررسي هاي كارشناسانه و بهره گيري از مشاورين اصلح، بهترين و مناسبترين نوع سيستم ERP بر اساس نيازمندي هاي سازمان، حجم كاري سازمان، وسعت سازمان، زمينه هاي فعاليت سازمان و ... انتخاب گردد. با در نظر گرفتن موارد فوق و تعيين مسير، با انتخاب تيمي كارآمد و با تجربه در زمينه ERP، پروژه به مرحله اجرا وارد مي شود.
 با انجام اين امكان سنجي هاي اوليه بايد يك روش مشخص را براي جايگزيني سيستم فعلي با يك سيستم ERP انتخاب كرد. بر اساس تحقيقات انجام شده، سه روش عمده براي اين كار وجود دارد كه عبارتند از :
1. Big-Bang Approach :
§ در اين روش، همانطور كه از نام آن پيداست،‌ با يك جايگزيني انفجاري رو به رو هستيم. يعني سيستم فعلي و كليه تجهيزات وابسته به آن به يك باره و در يك روند ضربتي كنار گذاشته ميشود و سيستم جديد جاي آن را ميگيرد. اين روش، ريسك پذيري زيادي دارد و بحث فرهنگ سازي و امكان سنجي را نيز ناديده ميگيرد. از اين روش معمولا به ندرت استفاده ميشود و در گذشته بيشتر كاربرد داشته است.
2. Pilot Approach :
§ در اين روش از پياده سازي، با مطالعه بخش هاي مختلف سازمان، يك بخش به عنوان Pilot در نظر گرفته ميشود. از خصوصات بخش Pilot اين است كه تغيير در آن بر روند كاري سازمان كمترين تاثير را داشته باشد.  از اين طريق ميتوان سيستم جديد را به صورت آزمايشي، در اين بخش از سازمان اجرا كرد و نتايج را مورد بررسي قرار داد. در صورت موفقيت آميز بودن سيستم، به مرور به اشاعه آن پرداخت. مزيت بزرگ اين روش ، امكان استفاده از تجربيات قبلي در اجراي سيستم در بخش Pilot  ميباشد. در اين روش ميتوان عيبهاي احتمالي را به سرعت شناسايي كرد و با در دست داشتن زمان كافي به رفع آنها پرداخت.
3. Phased Approach  :
§ در اين روش ، هدف به جاي پياده سازي كل پروژه ERP بر ماجولها و اجزايي از اين سيستمها متمركز است . به اين ترتيب كه ابتدا تيم راه اندازي با مديران ارشد در مورد اينكه چه اجزايي پياده سازي شود به اتفاق نظر رسيده و در نهايت اقدام به راه اندازي آن ميكنند . از آنجا كه در عمل چنين اجزايي معمولا سيستمهاي حسابداري و مالي بوده است و در اين بخشهامعمولا" تعداد نسبتا" محدودي از پرسنل كل سازمان فعاليت دارند ، موفقيت پروژه در اين بخشها دليلي قاطع بر موفقيت پروژه در سطح كل سازمان نخواهد بود . نهايتا" پس از تكميل و عملياتي شدن اين بخشها ، ساير اجزاي ERP نيز به ترتيب اولويت درسازمان پياده سازي خواهد شد .

مشكلات موجود در پیاده سازی ERP ‌:
 بدون شك هيچ تغييري خالي از مشكلات نخواهد بود. ايجاد تغيير در روند سيستماتيك يك سازمان نيز تبعاتي را در پي خواهد داشت كه ميتوان با مطالعه قبلي و ايجاد آمادگي، خيلي از اين مشكلات را حل كرد. البته بايد توجه داشت كه اين معضلات در اجراي يك سيستم ERP نبايد باعث خدشه دار شدن مزاياي استفاده از آن گردد.
 اولين مشكل در اجراي يك ERP و بعد از آن، افزايش هزينه ها ميباشد. اين هزينه ها ، هم مربوط به زمان اجراي سيستم و هم مربوط به نگهداري آن ميشود. همچنين افزايش هزينه پرسنل را نيز در پي خواهد داشت. منظور از هزينه پرسنل، جذب و به كار گيري افرادي است كه آشنايي لازم با ERP را داشته باشند و يا ايجاد محيط آموزشي براي كاركنان فعلي. مسئله بعدي كه پيش رو خواهد بود،‌ وجود الزام در مهندسي مجدد خواهد بود. مخارج بالا در تهيه ERP و همچنين پرداخت حق عضويت در برخي از سيستم هاي ERP يكي ديگر از مشكلات استفاده از اين سيستم هاست. در برخي موارد به علت عدم موجود بودن پرسنل IT  قوي ، راهنمايي هاي فني به درستي درک و يا عمل نمي شود و سبب توقف موقت در بهره برداري از سيستم مي گردد.
 به طور كلي ميتوان مشكلات اصلي موجود در يك سيستم ERP  را در شش مورد خلاصه كرد. البته راه كار پيشنهادي در رفع آنها نيز قيد گرديده است :

1. زمانبر بودن  ERP:
ü راهكار : توجه بيشتر به مسائل عمومي و ايجاد اجماع عمومي و به حداقل رساندن مسائل با حساسيت بالا و سياست هاي داخلي.
2. گران و پر هزينه بودن ERP:
ü راهكار : ايجاد يك سيستم ERP ممكن است از چند صد هزار تومان تا چند ميليارد تومان هزينه در بر داشته باشد. اما اين هزينه به مراتب كمتر از مهندسي مجدد كل روند تجاري سازمان خواهد بود و همچنين ايجاد تغيير در سيستم ERP پس از گذشت چند سال بسيار ارزانتر از مهندسي مجدد چندباره ميباشد.
3. ايجاد تطابق و هم شكلي ميان ماژولهاي سازمان :
ü راهكار :  ميتوان در ابتدا از ساختار و معماري خاصي بهره جست كه بيشترين يكپارچگي ميان اجزاي سازمان را پوشش دهد.
4. به وجود آمدن وابستگي به تامين كنندگان سيستم:
ü راهكار : با ايجاد سيستم ERP،‌ فقط با يك تامين كننده سر و كار خواهيم داشت و آن هم تامين كننده سيستم خواهد بود. در حالي كه ساير تامين كنندگان به سيستم ارجاع داده ميشوند و اين ERP است كه به آنها پاسخ خواهد داد. به عبارتي ديگر ، وابستگي به يك تامين كننده بهتر از چندين تامين كننده ميباشد.
5. امكانات و پيچيدگي ماژولهاي ERP :
ü  راهكار :  سازماني كه از ERP استفاده نميكند نيز داراي ماژولها و بخشهاي متعدد و بسيار زيادي است كه كاركنان بايد مرتب آنها زير نظر داشته و نگهداري كنند اما با وجود يك ERP، كاركنان فقط ناظر بر روند اجرايي شدن كارها خواهند بود و وظايف كنترلي اصلي بر عهده ERP ميباشد.
6. گسترش روند تجاري سازمان و نياز  به روز رساني :
ü راهكار : از آنجا ERP يك سيستم ساخت يافته و داراي تعامل با تكنولوژي هاي روز ميباشد، درنتيجه هر گونه به روز رساني در سيستم و چه از راه دور ، با صرف كمترين هزينه اتفاق مي افتد.
 
دليل عدم موفقيت ERP ها در بعضي از سازمانها:

 با توجه به روند رو به گسترش جهاني شدن و افزايش رقابت در بازارهاي جهاني ، شركتها در سالهاي آينده ناگزير به پيوستن به بازارهاي جهاني خواهند بود و براي انجام اين كار وجود آمادگي لازم از جهات مختلف امري ضروري بنظر ميرسد . اما بايد توجه داشت كه  ERPروند كار افراد را در تمام موسسه دگرگون مي‌كند. اگر كاركنان در هر يك از بخش‌ها با اين امر كه روش‌هاي جديد بهتر از روش‌هاي قبلي هستند موافق نباشند، در مقابل استفاده از نرم‌افزار مقاومت مي‌كنند، مقاومت دروني موسسه در برابر تغيير يكي از دلايل متداول شكست پروژه‌هاي  ERP است.
در تحقيقي كه توسط  MaheshwariوKumar  در سال2002 انجام شده است، موانع اصلي موجود در راه پياده سازي اين سيستمها در قالب فاكتورهايي با نظرخواهي از شركتهاي استفاده كننده از سيستمهايERP  شناخته شده اند كه در زير به آنها اشاره مي شود:

جدول2) نتایج تحقیق MaheshwariوKumar  در سال 2002

با توجه به تحقیق فوق ، میتوان دلایل کلی عدم موفقیت اغلب سیستم های ERP موجود را در مقوله های زیر خلاصه کرد :
• عدم شناخت صحیح از اهداف سازمان
• عدم آشنایی با نوع پروسه ها و نحوه اجرای آنها در سازمان
• نداشتن شناخت کافی از نارسایی های موجود
• عدم حمایت مدیران ارشد از طرح
• عدم استفاده از افراد کار آمد در اجرای طرح
• عدم بررسی وضعیت سیستم فعلی
• عدم توجه به فرهنگ سازي و آموزش و آماده سازی کارکنان
• عدم توجه به مهندسي مجدد فرآيندها
• بی بهره بودن از مشاورین قدرتمند در زمینه ERP
• تغيير مديريت يا ساختار يا اهداف و مأموريت سازمان در حين استقرار

البته موارد مذکور تنها بخشی از عواملی می باشد که در عدم موفقیت سیستم ERP نقش ایفا می کنند. ولی در کل می توان عدم امکان سنجی مناسب و بدون نقص را یکی از اصلی ترین عوامل اغلب شکستها دانست.

امنيت در سيستم هاي ERP‌

 از آنجایی که سیستم های ERP با کلیه منابع و اطلاعات در سطح سازمان و بعضا بیرون از سازمان در تعامل هستند، در نتیجه بحث امنیت اطلاعات و تعیین حد و مرز ها برای دسترسی به این اطلاعات از اهمیت ویژه برخوردار می باشد. از آنجایی که لايه هاي مختلف در سازمانها با يكديگر متفاوت است و همچنين نوع اطلاعات و حجم اطلاعات كاري آنها نيز با هم فرق ميكند ، هنگام پياده سازي سيستم هاي ERP در سازمان بايد استراتژي مناسبي براي كنترل دسترسي ها به سيستم و اطلاعات در نظر گرفته شود. به طور خلاصه ارزيابي امنيت در سيستم هاي ERP به پيشنيازهايي تقسيم ميشوند كه عبارتند از :
• فعاليت هاي تجاري سازمان و ريسك هاي مختص اين فعاليتها را بشناسيد.
• ساختار سازمان و سلسله مراتب لايه هاي درون سازمان را بشناسيد.
• با سيستم در تعامل كامل باشيد و كليه بخش هاي آن دسترسي داشته باشيد.

به منظور ایجاد امنیت اطلاعات در سیستم های ERP، بهترین راه قرار دادن چندین سطوح امنیتی در مراحل مختلف دستیابی به اطلاعات میباشد. این سطوح امنیتی را در بحث کلی میتوان به موارد زیر دسته بندی کرد :
1. ایجاد امنتیت در دسترسی به سیستم :
§ تعریف گروه های کاری، بر اساس پست سازمانی و یا اشخاص
§ تعیین اجازه های دسترسی به فرم های اطلاعاتی از نظر خواندن، درج، ویرایش و حذف اطلاعات با توجه به نوع گروه کاری
2. محدود سازی دستیابی به بانک اطلاعاتی :
§ بدین صورت که فقط افراد خاصی که بعضا مدیریت سیستم را بر عهده دارند مجاز به دسترسی مستقیم به بانک اطلاعاتی باشند. از این نظر نیز میتوان سطوح دسترسی برای این افراد تعریف کرد.
3. گزارش گیری و ثبت عملیات انجام شده : 
§ تعیین فایلهایی به منظور ثبت وقایع و عملیات انجام شده توسط تمامی کاربران.
4. مدیریت بانک اطلاعاتی :
§ تهیه نسخه های پشتیبان به صورت دستی و اتوماتیک
§ تهیه نسخه پشتیبان به صورت دوره ای
§ نگهداری فایل های پشتیبان در خارج از محیط عملیاتی و در محیط حفاظت شده.
 
نتیجه گیری :
 با توجه به مطالب یاد شده و با در نظر گرفتن نیاز های روز افزون سازمان ها و مشتریان در کلیه عرصه های تولیدی و خدماتی، میتوان نتیجه گرفت که اجرای سیستم های مدیریت منابع سازمانی، امری اجتناب ناپذیر خواهد بود و نباید مشکلات پیش رو در اجرای این سیستم ها را دلیلی بر نقض کارآمد بودن آنها دانست. همچنین با نگرشی سیستماتیک و بررسی اهداف و موجودی های سازمان ها میتوان در جهت انتخاب بهترین سیستم ERP گام برداشت.
 هزینه های پیش رو در اجرایی کردن یک سیستم ERP را نباید جزء مخارج غیر قابل بازگشت قلمداد کرد و با تغییر لحن در بیان این مسئله ، صرف اینگونه هزینه ها نوعی سرمایه گذاری در سازمان محسوب می شوند. البته این مهم دارای پیش شرط ارزیابی های دقیق و امکان سنجی های مکرر و بدون نقص میباشد که با به کار گیری افرادی متخصص در این زمینه، میتوان به موفقیت سیستم امیدوار بود.
 
منابع :

1) Fiona Fui-Hoon Nah , "Enterprise Resource Planning Solutions and Management",University of Nebraska,

2) Majed Al-Mashari, Abdullah Al-Mudimigh, Mohamed Zairi, "Enterprise resource planning: A taxonomy of critical factors", College of Computer and Information Sciences, King Saud University

3) Dimitris N. Chorafas, "Integrating ERP, CRM, Supply Chain Management,
and Smart Materials", "Library of Congress Cataloging-in-Publication Data"

4) محمود صارمی، محمد موسی خانی، مهدی عابدینی، " استخراج و ارزیابی شاخص های مرتبط با آمادگی صنعت خودروسازی جهت پیاده سازی ERP " ، نشریه دانش مدیریت ، سال 20، شماره 77
5) مشاورین پارس سیستم، " ارائه الکترونیکی، جلسه آموزش سیستم برنامه ریزی منابع سازمان"
6) خلاصه سمینار دکتر بهرامی "  ارائه الکترونیکی"
7) فرهاد سعادتی، " ارائه الکترونیکی ، برنامه ریزی منابع سازمانی، ERP " ، شرگت بین المللی انفورماتیک پیام آوران (باسا)
8) فرزاد خندان-شرکت داده پردازان سیمیاگران، " امنیت در سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی" ، چهارمین همایش سالانه سیستم مدیریت امنیت اطلاعات
9)  محمد ظاهری،  " استقرار پلکانی ERP، راهی برای کاهش هزینه هاو ریسک" ، شرکت سندپرداز